Gastblog Elceco - Eerder dit jaar zijn we gestart met een blogreeks over het internationale betaalmiddel: de Letter of Credit. In de eerste blog heb je onder andere kunnen lezen hoe de L/C ontstaan is en welke partijen er bij betrokken zijn. In de tweede blog werd uitgelegd hoe een LC werkt. In deze derde blog geeft Marloes uitleg over de opmaak van de documenten voor een Letter of Credit.
In de vorige blog gaf ik aan dat je als verkoper de productie gaat starten en/of het transport boekt zodra je tot een voor beide partijen werkbare inhoud van de L/C bent gekomen.
De uiterste verschepingsdatum als vertrekpunt
Het vertrekpunt daarin is in feite de uiterste verschepingsdatum die in de L/C benoemd wordt. Het is van groot belang dat de goederen daadwerkelijk voor deze datum verzonden zijn, dus echt op de boot of in het vliegtuig, de trein of truck staan. Als verkoper ga je liever niet terug naar de klant om deze datum uit te laten stellen, dus plan ruim vooraf het transport.
De situatie rondom containers
Wereldwijd ondervinden we hinder en vertragingen door het tekort aan containers. Maar ook de prijzen van de containers zijn exorbitant gestegen. Daarmee is het ook onlosmakelijk verbonden aan de leveringsvoorwaarden (Incoterms 2020) die je met de koper bent aangegaan. Grip houden op de documenten is enorm belangrijk, want deze bieden toegang tot de uitbetaling van de L/C.
Het verkrijgen van alle benodigde documenten
Maar hoe ga je er nu voor zorgen dat je alle documenten die gevraagd worden in de L/C compleet krijgt en ook nog eens correct worden opgemaakt?
Een factuur en een paklijst, waarbij je als exporteur bepaalde zaken verklaart (zoals bijvoorbeeld het labelen van verpakkingen) zijn vrij makkelijk door jezelf als exporteur op te maken en aan te passen indien nodig wanneer er nog een foutje in blijkt te staan.
Echter, niet alle documenten die in een L/C staan kun je zelf opmaken als exporteur. Denk hierbij aan het vervoersdocument zoals een Bill of Lading of Airway Bill, maar ook bijvoorbeeld een inspectiecertificaat die door derde partijen opgemaakt worden.
Zorg er dus te allen tijde voor dat je externe partijen, zoals bijvoorbeeld de vervoerder en inspectiemaatschappij, goed instrueert. Dit kun je doen door hen bijvoorbeeld te voorzien van een sjabloon van het benodigde document. Op deze manier kun je eerst een concept van het document ter goedkeuring opvragen.
Bij een Certificaat van Oorsprong (CvO) kun je zelf je documenten opmaken met behulp van een softwaretool of via Exportdocumenten.com.
Wordt er een ambassade legalisatie gevraagd? Houd er dan rekening mee dat de documenten langer onderweg zijn in verband met de verwerkingstijd. Daar heb je weinig invloed op. Ook dit kun je laten verzorgen door Exportdocumenten.com. Je kunt meerdere documenten tegelijk indienen. Maar houd er rekening mee dat dit in alle gevallen een traject is waar kosten en tijd aan verbonden zijn.
Regel je documentatie op tijd
Gezien het feit dat een L/C door de regel een presentatieperiode van 21 dagen kent, is het raadzaam om alle voorbereidingen qua documentatie zo snel mogelijk in orde te maken. Daarnaast is in deze situatie extra zorgvuldigheid noodzakelijk om te voorkomen dat je het proces opnieuw moet uitvoeren.
Gelukkig zijn er ook documenten die je als verkoper zelf mag opmaken. Daarbij kun je denken aan documenten als de factuur en paklijst en documenten.
Het indienen van de documenten
Wanneer je alle documenten compleet en in het juiste veelvoud hebt verzameld, dien je ze in bij de betreffende bank. Bij voorkeur per koeriersdienst en in sommige gevallen mag het zelfs digitaal. En dan is het wachten op de terugkoppeling van de bank in de komende 5 werkdagen. Dat is namelijk het aantal dagen dat zij officieel hebben om de documenten te controleren en je terugkoppeling te geven. Wanneer de documenten helemaal correct zijn, sturen zij ze door naar de bank van de kopende partij.
Afwijkingen op het L/C?
Het kan voorkomen dat de bank afwijkingen op documenten constateert. Dan geven zij jou terugkoppeling en is er mogelijkheid tot het corrigeren van documenten. Maar let op! Dit is afhankelijk hoeveel tijd er nog over is van de 21 dagen presentatietijd van de documenten of het wel haalbaar is.
Betreft het een afwijking op bijvoorbeeld een Bill of Lading of ander document dat van een derde partij komt waar eerst het origineel retour moet zijn ontvangen alvorens zij een nieuw document op kunnen maken, dan ga je het waarschijnlijk niet redden binnen deze gestelde termijn van 21 dagen.
Afwijkingen voorkomen
Mocht je het als verkopende partij comfortabeler vinden om alleen een Letter of Credit, de (proforma) factuur en paklijst naar Elceco te sturen en aan te geven welke derde partijen betrokken zijn bij deze transactie, dan kunnen wij het hele proces met veel plezier overnemen en jou hier als verkoper in ontzorgen.
Gastblog
Dit was een gastblog van Marloes Wittebroek van Elceco. Wil je meer weten na het lezen van deze blog? Neem dan contact op met Marloes door te mailen naar m.wittebroek@elceco.com of bel 06-53649871.
Lees ook andere blogs in deze blogreeks
- Veelgestelde vragen rond de Letter of Credit (december 2021)
- Waar moet je op letten bij het opmaken van documenten onder L/C (september 2021)
- Hoe werkt een Letter of Credit? (juni 2021)
- Een Letter of Credit is niet ingewikkeld (maart 2021)