Vernieuw voor 1 januari 2016 uw bewijsvoering richting de KvK

Bij het aanvragen van een Certificaat van Oorsprong (CvO) of een EUR.1-certificaat zijn geldige bewijsstukken nodig, zoals een:

• leveranciersverklaring
• productiebeschrijving/-overzicht
• kostprijscalculatie

U kunt ervoor kiezen om de bewijsvoering bij iedere aanvraag voor exportdocumenten mee te sturen naar de Kamer van Koophandel (KvK) of om de bewijsvoering jaarlijks te deponeren.

Waarom bewijsvoering deponeren bij de KvK?
Indien u op regelmatige basis exportdocumenten aanvraagt is het raadzaam om de bewijsvoering bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Dit scheelt u tijd bij het aanvragen van uw exportdocumenten, omdat u niet voor iedere aanvraag afzonderlijk bewijsvoering hoeft aan te leveren. U kiest eenvoudigweg voor het vinkje “bewijslast is gedeponeerd bij de KvK”. Het uploaden van uw leveranciersverklaring, productiebeschrijving en/of kostprijscalculatie is dan niet meer nodig.

Bewijsvoering reeds gedeponeerd bij de KvK? Denkt u eraan dat u deze op tijd vernieuwt!
Gedeponeerde bewijsvoering is maximaal 12 maanden geldig. De meeste bedrijven kiezen ervoor hun bewijsvoering per kalenderjaar te deponeren. Dat betekent in dat geval per januari 2016. Als dit ook voor uw organisatie geldt, houdt u er dan rekening mee dat de geldigheid van uw bewijsvoering aan het eind van dit jaar vervalt.

Koopt u goederen in en verkoopt u deze zonder eigen bewerking, vraagt u dan tijdig leveranciersverklaringen aan bij uw toeleveranciers binnen de EU. Ook productieprocessen (Certificaat van Oorsprong) en kostprijscalculaties (EUR.1-certificaat) kunnen per (kalender)jaar worden gedeponeerd. Dat zorgt voor de juiste en volledige aanwezigheid van de oorsprongsonderbouwing van de door u te exporteren producten.

Vernieuwt u de bewijsvoering daarom tijdig bij de KvK, om (snelle) afgifte van uw documenten in 2016 te waarborgen.

Digitaal aanleveren
Bewijsvoering dient u digitaal aan te leveren bij de Kamer van Koophandel. De KvK houdt een digitaal dossier bij van uw bedrijf. De originelen moeten echter altijd bij u op het bedrijf kunnen worden opgevraagd. Voor de bewijsvoering geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dit is de tijd waarin een eventuele nacontrole plaats kan vinden.

Ondersteuning van een specialist
Heeft u inhoudelijke vragen? Ik beantwoord graag al uw vragen rondom bewijslast, de juiste documenten, wet- en regelgeving en overige exportvragen. U kunt mij bellen op 0314-354865 of mailen naar info@exportdocumenten.com