+31(0)884321888
[javascript protected email address]
Hoe gaan wij om met jouw privacy?
Eenvoudig en efficiënt
Juiste documenten in no-time > Bespaar tijd en geld.
Alles in één oplossing
Al je exportdocumenten in 1 bestelling geregeld.
Ondersteuning (zoveel) als je wenst
Hulp bij al je exportvragen > Bel als je ergens niet uitkomt!

Hoe gaan wij om met jouw privacy?

Privacy wordt voor veel mensen en bedrijven de laatste jaren steeds belangrijker. Sinds 2018 kennen we natuurlijk de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), online accepteren we dagelijks onze cookies, en de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten is vanwege alle commotie beter bekend als ‘de sleepwet’. Gezien jullie vragen merken wij als Customer Service team dat ook in onze webshop privacy steeds belangrijker wordt.

Wat doen wij precies met de informatie die in jouw aanvraag staat? Kun je zomaar inkoopfacturen inclusief inkoopprijzen met ons delen? Wat krijgen bijvoorbeeld de Douane en de KVK precies te zien? Allemaal terechte vragen en een mooie aanleiding om jullie eens mee te nemen in wat wij precies met jullie gegevens doen.

Welke informatie heeft Exportdocumenten.com van jou nodig?

Natuurlijk hebben wij bij iedere aanvraag gewoon de gegevens nodig van zowel jou als van je zending. Als je internationaal wilt handelen dan moet je nou eenmaal kunnen aantonen dat je zending voldoet aan alle geopolitieke regulaties. Dat vergt een zekere mate van traceerbaarheid. Je kunt nou eenmaal geen Certificaat van Oorsprong aanvragen, zonder de Oorsprong van je goederen prijs te geven. Maar vervolgens is het voor jou natuurlijk wel belangrijk wat wij met al je gegevens doet. Grofweg kunnen we jullie gegevens onderscheiden in 3 informatiestromen: je account, de aanvraag zelf, en de onderliggende bewijslast.

Je account

Voor het beheren van jouw account is vooral de AVG van toepassing. Hiervoor vragen wij alleen de persoonsgegevens die wij nodig hebben in de verwerking en aanvraag van documenten. Wij gebruiken het e-mailadres van jouw account alleen voor communicatie rondom aanvragen. Als je geen gebruik meer van onze webshop maakt en wenst dat je accountgegevens verwijderd worden, dan zorgen wij daar voor.

Voor de verwerking van gegevens maken wij gebruik van applicaties en databases die door externe partijen worden beheerd. Een van deze applicaties is het betaalsysteem. Met betrokken partijen hebben wij verwerkingsovereenkomsten afgesloten, waarmee we de AVG-wetgeving ook daar hebben geborgd. Daarnaast zorgen wij dat de inhoud van deze informatie versleuteld doorgestuurd wordt door het gebruik van SSL-certificaten.

De aanvraag

In stap 2 van onze webshop vul je zelf het gewenste EUR.1 of CvO in. Dit is dus de informatie die daadwerkelijk wordt afgedrukt op jouw exportdocument. In het printvoorbeeld tussen stap 2 en stap 3 kun je nogmaals zien hoe dat er precies uitziet. Bedenk tijdens het invullen van deze stap dat dit de informatie is die vaak bij de eindklant terecht komt. Mede daarom adviseren wij onze klanten altijd om je zoveel mogelijk te beperken tot waar het EUR.1 of CvO voor bedoeld is, namelijk de oorsprong en de gegevens van de zending en het product.

Op jouw exportdocument staat dus als het goed is nooit concurrent gevoelige gegevens, denk hierbij aan je leverancier of de inkoopkosten. Daarnaast delen wij de gegevens die direct op het certificaat komen enkel met de KVK die het document afgeeft. Als Nederlands bedrijf met een inschrijving in het handelsregister ben je natuurlijk al bij de KVK bekend. Voor Exportdocumenten.com is het belangrijk om te benadrukken dat wij niet direct communiceren met jouw klant. Alleen op verzoek (in stap 4 van het aanvraagproces) kunnen wij jouw exportdocumenten direct doorsturen naar jouw klant. Maar ook dan sturen wij alleen maar de aangevraagde exportdocumenten op met de gegevens uit het genoemde printvoorbeeld.

Bewijslast

Tot slot is er ook nog de bewijslast. Dit is vaak de meest gevoelige informatie want hieruit kun je vaak opmaken hoe je aan je product komt, en/of wat het kost om je product te maken. Exportdocumenten.com stuurt jouw bewijslast rechtstreeks door naar de KVK middels onze digitale koppeling. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. De KVK bewaart jouw gegevens wel in hun archieven volgens de Archiefwet. Lees meer over hoe de KVK met jouw gegevens omgaat in hun eigen privacy statement.

Wil je nog meer gegevens afschermen?

Uiteraard voldoet Exportdocumenten.com aan alle digitale AVG technische veiligheidsvoorschriften. As je liever niet al je gegevens deelt met Exportdocumenten.com dan zijn er nog wel alternatieven:

Optie 1: het deels afplakken van informatie. Het belangrijkste deel van je bewijs dat controleerbaar moet blijven is de oorsprong en de goederenstroom/leverancier. Overige informatie zoals inkoopprijzen kunnen in de meeste gevallen zonder problemen onleesbaar worden gemaakt.

Let op: er zijn wel uitzonderingen zoals bijvoorbeeld een kostprijs calculatie van je productiegoederen bij een EUR.1. Hier moet je afhankelijk van het product en
bestemming een bepaalde eis kunnen aantonen, dat is vaak een bepaalde waarde van een EU bestandsdeel. Hiervoor moeten we vaak wel weten wat de inkoopprijzen van je belangrijkste inkooponderdelen zijn. Optie 2 kan hier een oplossing voor zijn.

Optie 2: het deponeren van je bewijslast bij de KVK. Middels deponeren kun je bewijslast direct aanleveren bij de KVK. Op deze manier hoef je geen bewijslast toe te voegen in je aanvraag bij Exportdocumenten.com en kun je in je aanvraag gewoon verwijzen naar je gedeponeerde bewijslast.

Meer informatie

Ik hoop dat ik jullie duidelijk heb kunnen maken dat wij alleen de strikt noodzakelijke informatie van onze klanten vragen. En nog belangrijker dat ik heb kunnen overbrengen dat wij discreet en vertrouwelijk met jullie gegevens omgaan. Neem eens een keer de tijd om ons privacy statement en onze algemene voorwaarden rustig door te nemen. Heb je toch nog vragen of liever een mondelinge toelichting? Bel dan gerust met ons Customer Service team.
31 mrt. 2021 at 11:00
Gepubliceerd door:
Rens Spijkers
Customs Compliance Operator