Heb je een zending met veel producten verkocht aan je klant en heb je hier een oorsprongsdocument voor nodig? Dan kan het een behoorlijke klus zijn om alle bewijslast te verzamelen. Je dient immers per product bewijs van oorsprong aan te leveren. Heb je alle bewijslast verzameld en is je aanvraag ingediend bij de KVK? Dan kan het ook voor hen een hele puzzel zijn om alle producten terug te vinden op de bijgevoegde bewijslast. Bijvoorbeeld omdat het één leveranciersverklaring met een hele lange productlijst is, of omdat het meerdere leveranciersverklaringen van diverse toeleveranciers betreft, en de KVK moet uitzoeken welk product bij welke leveranciersverklaring hoort. Wil je de KVK een handje helpen, maar ook je Certificaat van Oorsprong of EUR.1-certificaat zo snel mogelijk ontvangen? Dan zijn er een aantal dingen die je kunt doen. Wat dit is, leg ik je uit in dit artikel.

Veel producten van één leverancier

Heb je producten die allemaal van dezelfde EU toeleverancier afkomstig zijn, dan hoef je maar één leveranciersverklaring toe te voegen als bewijslast. Betreft dit een leveranciersverklaring voor herhaald gebruik (maximaal 2 jaar geldig) dan zit daar vaak een hele productlijst bij met alle producten die deze leverancier aan jou levert. Markeer op deze leveranciersverklaring de producten die met deze zending weggaan, zodat de KVK niet de hele lijst hoeft door te spitten.

Gebruikt je toeleverancier op zijn leveranciersverklaring een andere omschrijving dan vermeld staat op jouw CvO of EUR.1, zorg dan dat er alsnog een link is. De KVK moet de producten van het CVO of de EUR.1 kunnen matchen met de producten vermeld op de leveranciersverklaring. Dit kun je doen door bijvoorbeeld dezelfde productcode te gebruiken, de HS-code te vermelden of door op eigen briefpapier te verklaren onder welke naam het product wordt ingekocht en onder welke naam deze wordt verkocht.

Veel producten van verschillende leveranciers

Heb je producten die afkomstig zijn van verschillende EU leveranciers, dan moet je meerdere leveranciersverklaringen toevoegen als bewijslast. Voeg in dit geval een kopie van je commerciële factuur toe en schrijf bij ieder product welke leveranciersverklaring van toepassing is, óf nummer de producten op je factuur en zet ditzelfde nummer op de leveranciersverklaring die voor het betreffende product van toepassing is.

Ook hier geldt dat wanneer je toeleverancier op zijn leveranciersverklaring een andere omschrijving gebruikt dan vermeld staat op jouw CvO of EUR.1, je ervoor moet zorgen dat er alsnog een link te leggen is. De mogelijkheden om dit te doen, vind je onder het bovenstaande kopje ‘veel producten van één leverancier’.

Tips voor het opvragen van een leveranciersverklaring

Het opvragen van een leveranciersverklaring gebeurt vaak pas wanneer je deze nodig hebt en het direct ook veel haast heeft. Je leverancier is vaak druk met andere zaken en heeft niet direct tijd hier in te duiken. Lees hier wat je kunt doen om je leverancier te helpen en dus je leveranciersverklaring zo snel mogelijk te ontvangen, zodat jij je oorsprongsdocument kunt aanvragen:

Vul de leveranciersverklaring alvast in

Door de verklaring al zoveel mogelijk in te vullen, bespaar je je leverancier een hoop werk. Jij weet om welke producten het gaat en waarschijnlijk weet je de oorsprong ook. Je leverancier hoeft de verklaring dan alleen nog maar te controleren en te ondertekenen.

Laat je leverancier een verklaring voor herhaald gebruik invullen

Een leveranciersverklaring voor herhaald gebruik is 2 jaar geldig. Dit betekent dat iedere keer dat je een oorsprongsdocument nodig hebt voor een zelfde product, je deze verklaring kunt gebruiken. Dit is interessant wanneer je met regelmaat dezelfde producten inkoopt bij je toeleverancier. Je leverancier kan op de verklaring verwijzen naar een productlijst waar alle producten op staan die worden geleverd en je hoeft hem niet steeds opnieuw lastig te vallen.

Vraag de leveranciersverklaring direct op bij inkoop

Op het moment dat je een product inkoopt, kun je de leveranciersverklaring al opvragen. Je geeft je leverancier op deze manier meer tijd om het in te vullen. Bovendien heb je de verklaring voorhanden op het moment dat je een oorsprongsdocument nodig hebt.

Tips voor het controleren van de ontvangen leveranciersverklaringen

Om te voorkomen dat de aanvraag wordt afgekeurd in verband met een foutieve leveranciersverklaring, hierbij nog een aantal punten die je zelf kunt controleren:

Zorg ervoor dat je leverancier de juiste template / de laatste versie gebruikt. Voor een CvO gebruik je de ‘VERKLARING VOOR PRODUCTEN VAN NIET-PREFERENTIELE OORSPRONG’ bij een EUR.1 is dit de ‘LEVERANCIERSVERKLARING VOOR PRODUCTEN VAN PREFERENTIËLE OORSPRONG’. Download hier de juiste templates
Wordt er op de leveranciersverklaring verwezen naar een (inkoop)factuur, stuur deze dan mee
Zorg ervoor dat uit de leveranciersverklaring blijkt dat er aan jouw bedrijf is geleverd. Laat de leverancier de bedrijfsnaam vermelden, zoals jullie staan ingeschreven in het handelsregister
De leveranciersverklaring moet voorzien zijn van een handtekening en firmastempel of afgedrukt zijn op het briefpapier van je leverancier
De leveranciersverklaring dient nog geldig te zijn op het moment dat je het CvO of de EUR.1 aanvraagt.