Ga je met een lease- of huurauto naar het buitenland? Dan heb je in sommige landen een lease of berijdersverklaring nodig. Met deze verklaring kun je aantonen dat je toestemming hebt om de auto namens de leasemaatschappij te mogen rijden. Onder meer Turkije, Marokko, Algerije, Tunesië, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland vragen om een gelegaliseerde leaseverklaring of berijdersverklaring.
Wat is een legalisatie en wie plaatst deze?
Een legalisatie is een procedure om een officieel document bruikbaar te maken in andere landen dan het land van afgifte. Autoriteiten in het ene land weten dan zeker dat het document uit een ander land officieel en legaal is.
Een legalisatie is de vaststelling/bevestiging dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad van de ondertekenaar is. Verschillende organisaties legaliseren Nederlandse documenten, maar de KVK legaliseert deze lease- of berijdersverklaring. Bij het regelen van een legalisatie dient het document te zijn voorzien van naam en handtekening van een tekeningsbevoegde. Deze plaats je op de voorkant van de laatste pagina van het document. De naam dien je in blokletters te vermelden zodat het voor de KVK duidelijk is wie er heeft getekend. De handtekening dient in blauwe inkt te worden gezet.
Aanvragen van een gelegaliseerde lease- of berijdersverklaring
Een gelegaliseerde leaseverklaring vraag je op bij je leasemaatschappij. Een gelegaliseerde berijdersverklaring bij het autoverhuurbedrijf. Je kunt dit niet zelf doen als particulier. Het bedrijf doet dit in opdracht van jou en berekent de kosten aan je door. Voor Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland geldt dat de rechtbank, na legalisatie door de KVK, hierop een ‘apostille’ zet. Nederland heeft een apostilleverdrag met Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland . Het Apostilleverdrag, officieel het ‘Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten’, is een multilateraal verdrag dat voorziet in een eenvoudige procedure om officiële documenten (zoals geboorteakten en douaneformulieren) te gebruiken in het buitenland. Het verdrag geldt tussen de 103 landen (waaronder alle landen van de Europese Unie) die partij zijn geworden bij het verdrag.
In de geregelde procedure bij dit verdrag wordt, bij een officiële instantie in het land waar de akte is gehaald, een stempel gezet met een uniforme indeling: de Apostille. In Nederland wordt dit gedaan door de rechtbank.
Voor Algerije geldt dat het CDC (Consulair Dienstencentrum) de verklaring legaliseert. Deze balie vind je bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Lees ook onderstaande toelichtingen van de KVK:
De legalisatie aanvragen via Exportdocumenten.com
De leasemaatschappij of het autoverhuurbedrijf kan eenvoudig en snel de legalisatie aanvragen via Exportdocumenten.com. Vraagt hij de legalisatie voor 15.00 uur aan, dan sturen wij het document met KVK legalisatie dezelfde dag nog op.
… En dan nog een aantal praktische tips
Heb je het (gratis) account aangemaakt en ben je van plan je legalisatie aan te vragen via onze webshop
- Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord
- Kies voor ‘Start nieuwe aanvraag’
- Vul bij ‘uw orderreferentie’ het chassisnummer van de auto in
- Vul €0,00 in bij ‘factuurwaarde in €’
- Selecteer de optie ‘Verkoopfactuur gelegaliseerd door de KvK’
- En upload de verklaring in de volgende stap. Vergeet niet de naam en handtekening aan de voorzijde van de laatste pagina.
Rond je aanvraag verder af en wij doen de rest. Je wordt geïnformeerd zodra het document is gelegaliseerd en wordt opgestuurd.
Voor vragen over het aanvragen van legalisaties neem gerust contact op met mij of mijn collega’s van het Customer Service team.
Marieke Menkveld-Theijssen
Sr. Export Documentation Agent