Nieuwjaar! 2019 is definitief begonnen. Dat betekent voor veel bedrijven een start van een nieuw boekjaar en dus ook het opruimen van “oude” administratie.

Bewaartermijn Certificaten van Oorsprong en EUR.1-certificaten

Wij belichten het deel van de bewaartermijn toe dat betrekking heeft op de documenten die jij in onze webshop: Exportdocuments.com kunt bestellen. Ook op het gebied van oorsprongsdocumenten geldt namelijk een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Bevoegde autoriteiten hebben de mogelijkheid om gedurende die tijd relevante documentatie op te vragen en in te zien.

Wanneer je een document in onze webshop aanvraagt, is daarbij altijd onderliggende bewijslast vereist. Denk hierbij aan een kostprijscalculatie of productieprocesbeschrijving als je producent bent van de te exporteren goederen. Onderliggende leveranciersverklaringen, preferentieel (EUR1) en niet preferentieel (Certificaat van Oorsprong, CvO). Ook wanneer deze gebruikt zijn ter onderbouwing van de oorsprong in een kostprijscalculatie of productieprocesbeschrijving. Een inkomend FORM A of REX verklaring bij import vanuit Canada of een APS-land (Algemeen Preferentieel Systeem). Een factuurverklaring op de factuur van je toeleverancier die gebruikt is ter onderbouwing van de oorsprong. Een inkomend CvO en andere mogelijke documenten die dienen als bewijs van oorsprong. Al deze documenten moet je 7 jaar bewaren.

De Kamer van Koophandel (KvK) is één van de organisaties die kan worden benaderd voor navraag op een afgegeven document. De door jou aangevraagde Certificaten van Oorsprong, EUR1 documenten plus de onderliggende bewijslast worden bij de Kamer van Koophandel gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar bewaard. De KvK houdt een digitaal dossier bij van wat er voor jouw bedrijf is aangevraagd en afgegeven. De originele exemplaren van de bewijsvoering moet je gedurende de bewaartermijn in eigen archief bewaren.

Bewaartermijn overige documenten

Wat moet je verder, gerelateerd aan een specifieke zending, nog bewaren gedurende die 7 jaar? Onder andere:

alle douanedocumenten die je van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten
een kopie van de vrachtbrief
factuur van de vervoerder
invoerbewijs van het land van bestemming
correspondentie met de buitenlandse klant
bewijs van de transportverzekering
eventueel een kopiefactuur die voor export is getekend door de douane
eventueel andere documenten die op de uitvoer betrekking hebben

Verschillen zending binnen of buiten de EU

Bij export naar niet-EU landen dien je altijd te kunnen aantonen dat de goederen ook daadwerkelijk de Europese Unie (EU) hebben verlaten. Op dit moment behoren er nog 28 lidstaten tot de EU. Met het verlaten van het Verenigd Koninkrijk (VK) per maart a.s. zijn dit er nog 27. Daarmee is export naar het VK, dus na ingang van de Brexit, niet langer een Intra Communautaire (IC) levering maar een levering naar een derde land (land buiten de EU). Dat betekent dat je een uitvoeraangifte moet doen. In het geval van het VK zal dat ook niet de enige extra administratieve douane handeling zijn met bewaarplicht.

Export binnen de EU brengt bijvoorbeeld de volgende administratieve plichten met zich mee, zoals:

Het btw-identificatienummer van je klant moet in jouw administratie worden bewaard en deze dient ook aantoonbaar gecontroleerd te zijn.
Je moet kunnen aantonen dat de afnemer gevestigd is in een andere EU lidstaat.

Dit is maar een klein deel van documenten die zijn vastgelegd met wettelijke bewaartermijn. De volledige gegevens omtrent bewaartermijnen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst.

08 jan. 2019 at 16:12

2 min