Originele volmachten nu ook digitaal!

Wat is een volmacht?

Een volmacht op persoonsniveau is een verklaring waarbij iemand een ander persoon de bevoegdheid geeft om bepaalde (rechts)handelingen voor hem uit te voeren, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van exportdocumenten. Voor het legalisatieproces van exportdocumenten dient u uw ‘volmacht op persoonsniveau’ aan te leveren bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Van origineel naar digitaal

Hoewel het voorheen vereist was dat de KvK het originele document met de “natte handtekening” ontving, geven zij nu aan dat dit niet meer nodig is. Met het digitaal opsturen van deze machtiging is dit proces veel sneller geregeld. Uw ‘volmacht op persoonsniveau’ kunt u mailen naar: export.oostzuid@kvk.nl of als bijlage bij uw aanvraag in de webshop toevoegen bij Stap 3 onder “Ondersteunende documenten t.b.v. bewijslast”.

Het origineel van uw volmacht dient u als ondernemer zelf zeven jaar te bewaren op basis van de archiefwet (te rekenen vanaf het laatste moment van gebruik).

Hoe regelt u de volmacht/tekeningsbevoegdheid?

Een volmacht op persoonsniveau, ofwel tekeningsbevoegdheid, kunt u op twee manieren regelen:

1. Via het handelsregister. Dit houdt in dat de tekeningsbevoegde persoon (met bijbehorende bevoegdheid) ook op het uittreksel komt te staan en dat bij personeelswijziging dit via officiële wijzigingsformulieren moet worden aan- of afgemeld.

2. Het machtigingsformulier dat enkel en alleen bevoegdheid geeft met betrekking tot het ondertekenen van exportdocumenten en legalisaties. De tekeningsbevoegdheid wordt enkel en alleen geregistreerd op de afdeling Exportdocumenten van de Kamer van Koophandel. Het is raadzaam om meerdere personen binnen uw bedrijf te machtigen zodat u in het geval van ziekte of verlof er altijd iemand is om de documenten te ondertekenen.

Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit bericht, neemt u dan gerust contact op met ons Customer Service team door te mailen naar info@exportdocumenten.com.