In onze webshop word je begeleid bij het invullen van een Certificaat van Oorsprong of EUR.1-Certificaat. Iedere stap, alle verplichte en alle facultatieve velden worden uitgelegd. Kom je ergens niet uit? Je kunt altijd gebruik maken van onze klantenservice. Zo kan er eigenlijk niets misgaan. Toch zien wij het regelmatig gebeuren dat een Certificaat van Oorsprong eerst succesvol wordt afgegeven, maar vervolgens opnieuw moet worden aangevraagd omdat bijvoorbeeld het totaal aantal colli of een containernummer is gewijzigd. Hieronder vind je enkele praktische tips voor het invullen van je CvO of EUR.1.

Niet alle velden zijn verplicht

De meeste voorbeelden van heraanvragen hebben in de praktijk te maken met wijzigingen in de facultatieve velden op het certificaat. Wij merken dat veel aanvragers zoveel mogelijk informatie kwijt willen op hun EUR.1 of CvO. Begrijpelijk want je bent immers graag zo volledig mogelijk. Bovendien komt het document vaak ook in handen van je klant. Maar bij het invullen van een certificaat is het wel goed te weten welke velden niet verplicht zijn. Dit zijn de velden die niet verplicht zijn:

‘Aantal’ en ‘eenheid’ achter je productomschrijving. Deze kunnen soms veranderen door een wijziging in de order of door een gespreide levering over herverpakking van je zending;
De transportgegevens. Deze kunnen soms last minute door onvoorziene omstandigheden wijzigen;
De extra productinformatie bedoeld voor bijvoorbeeld de HS-code. De eerste 6 cijfers zijn internationaal overal gelijk, de cijfers erna, kunnen verschillen;
Opmerkingen. Dit veld wordt vaak gebruikt voor gegevens over de zending zoals een containernummer.

Maak gebruik van je factuur

Een Certificaat van Oorsprong of EUR.1-Certificaat is nooit een document op zichzelf. Deze verwijzen namelijk altijd naar een commercial invoice of proforma factuur. Bovendien beschik je vaak over een paklijst, Airwaybill en uitvoeraangifte wanneer de goederen de EU verlaten. Hoe meer informatie je gaat benoemen op je certificaat, hoe groter de kans dat jouw certificaat gaat afwijken ten opzichten van je andere documenten.

Het Certificaat van Oorsprong en het EUR.1-Certificaat zijn vooral bedoeld om respectievelijk de oorsprong van je producten en preferentiële oorsprong aan te tonen. Dus beperk je daar ook zoveel mogelijk toe. Je kunt wel handig gebruik maken van je factuur en hier eventuele aanvullende gegevens met betrekking tot je zending benoemen. Denk bijvoorbeeld aan een productspecificatie of containernummer. Alle informatie op je factuur staat per slot van rekening indirect op je certificaat. Een Certificaat van Oorsprong of EUR.1-Certificaat kun je na afgeven namelijk niet meer wijzigen en je factuur vaak wel.

Waarom wel gebruik maken van de facultatieve velden?

Er zijn natuurlijk ook voldoende voorbeelden waarbij je wél handig gebruik kunt, of soms zelfs moet, maken van de facultatieve velden. Denk hierbij aan de verplichtingen uit een LC contract, de eisen van een vervoerder of een specifieke uitzondering per land. Voor Chili en Mexico is het bijvoorbeeld altijd verplicht om de HS-code op het EUR.1-Certificaat te vermelden. Daarom adviseren we altijd om Market Access Database te raadplegen voor eventuele land- en productspecifieke uitzonderingen. En zorg altijd dat er ook afstemming plaatsvindt met de transporteur en importeur.

Moet je toch een heraanvraag doen?

Natuurlijk kun je niet alle menselijke fouten voorkomen. Met het beperken tot de noodzakelijke informatie, is het voor zowel de KVK als voor ons (het Customer Service Team) gemakkelijker en sneller om de aanvraag te controleren. Ons advies: blijf kort en bondig. Op deze manier verklein je de kans op menselijke fouten en heb je minder kans dat de KVK of de Douane jouw document weigert.

Heb je toch een heraanvraag? Dan kun je deze in onze webshop indienen middels een nieuwe aanvraag en aangeven dat het een heraanvraag betreft (stap 2). Zorg altijd dat je eerst het origineel ongeldig maakt. Dat kan doormiddel van een streep of kruis met pen. Voeg als bewijs hiervan ook een scan toe in je heraanvraag. Als laatste moet je het legalisatie nummer van het foutieve certificaat opgeven. Deze staat op het origineel in de stempel van de KVK. Heb je deze niet meer? Bel of mail dan met het Customer Service Team. De legalisatie nummers worden namelijk opgeslagen.