Je verkoopt voor het eerst aan een nieuwe klant buiten de EU en deze vraagt om een Certificaat van Oorsprong (CvO), die ook volgens de officiële landenvereisten verplicht is om de goederen te kunnen inklaren in het land van bestemming. Je start het bestelproces voor het CvO via Exportdocumenten.com en ziet dat je als bewijslast een productieprocesbeschrijving moet aanleveren, omdat je de producent van de goederen bent.

Wat vul je in en hoe doe je dit in één keer goed? Het artikel van deze maand biedt jou praktische tips over de invulling van de productieprocesbeschrijving, zodat jij het CvO zo snel mogelijk in huis hebt!

Productieprocesbeschrijving template

Allereerst een paar praktische tips over de template zelf.

Zorg ervoor dat je altijd de juiste template gebruikt. Zo nu en dan komt er een zelf gecreëerde template voorbij en deze worden niet geaccepteerd door de Kamer van Koophandel (KVK).
Zorg dat het document is afgedrukt op eigen briefpapier of is voorzien van een firmastempel.
Vul een geldigheidsdatum in van maximaal 2 jaar én zorg ervoor dat deze geldig is op het moment van het aanvragen van je CvO.
Zorg ervoor dat de productieprocesbeschrijving is ondertekend. Zonder handtekening van een tekeningsbevoegd persoon is deze niet geldig.

De omschrijving van je product

De kans is groot dat je een handelsbenaming voor je product gebruikt en dat deze anders is dan de productomschrijving. Stel je verkoopt stoelen en de betreffende stoel heet ‘Eetkamerstoel Eddie, dan is de term ‘Stoel’ of ‘zitmeubel’ je productomschrijving en ‘Eetkamerstoel Eddie’ de handelsbenaming. Deze handelsbenaming zou ook op je handelsfactuur moeten staan. Indien de productomschrijving en handelsbenaming wel overeenkomen, is dit natuurlijk geen probleem en kun je bij beide punten dezelfde naam vermelden.

Naast de productomschrijving en handelsbenaming wordt er ook verzocht de HS code van het product in te vullen. De HS code wordt ook wel goederencode, statistiekcode, statistieknummer of tariefcode genoemd en is een internationaal gestandaardiseerd systeem van namen en nummers om handelsgoederen te kunnen classificeren. Deze wordt onder andere gebruikt voor het bepalen van invoerrechten en voor oorsprongsregelgeving. Weet je niet wat de HS code van je product is, dan kun je hierover contact opnemen met de Belastingdienst Douane – 0800 0143.

Welke materialen worden er gebruikt?

Voor het produceren van je product worden vanzelfsprekend materialen gebruikt. De KVK wil graag weten welke materialen dit zijn. In het geval van de stoel zou je het volgende kunnen vermelden:

Hout
Staal
Leder
Schuim
Montage materiaal

Het is niet de bedoeling dat je ieder boutje en moertje vermeldt, maar een lijst maakt van de gebruikte essentiële onderdelen.

Korte beschrijving van het productieproces

Om aan te tonen dat jij de producent bent van de stoel, moet je kunnen uitleggen welke bewerkingen er in eigen bedrijf worden uitgevoerd. Wat wordt er met bovengenoemd materieel gedaan om tot het eindproduct te komen. Nemen we de stoel weer als voorbeeld, dan kun je denken aan de volgende beschrijving:

'Het stalen onderstel wordt in de juiste vorm gebogen en gelast. De stof voor de zitting wordt op maat gesneden, waarna deze wordt gestikt. Het hout voor zowel de zitting als de rugleuning wordt op maat gezaagd en wordt vervolgens gemonteerd aan het stalen onderstel. Het schuim wordt op maat gesneden en vastgelijmd aan de zitting en rugleuning. Als laatste worden de zitting en rugleuning bekleed en wordt het leer ingesmeerd met een olie.'

Ter onderbouwing van het productieproces is het soms goed foto’s bij te voegen van je product, zodat de KVK zich een beter beeld kan vormen van de processtappen en het eindproduct.

Hulp nodig bij het invullen van de productieprocesbeschrijving?

Wanneer je het lastig vindt om te bepalen wat je precies moet invullen en graag hulp wilt van een specialist, kies je voor ‘Full Service’ in onze webshop en vraag je mij of één van mijn collega’s van het Customer Service team om hulp. Samen nemen we de productieprocesbeschrijving door en bepalen we wat er vermeldt moet worden.

Heb je nog vragen?

Ik hoop dat ik je ook deze maand weer nieuwe inzichten en kennis heb gegeven over exportdocumentatie. Heb je toch nog een vraag over dit onderwerp, schroom dan niet om mij te mailen via: marieke@exportdocuments.com

Tot volgende maand!

Overzicht blogreeks Eerst Hulp Bij Export 2019: