Welke oorsprongsdocumenten je nodig hebt voor je export zending naar een bepaald land wordt handig getoond door de landvereisten-assistent in onze webshop. Ook zijn er uitgebreide beschrijvingen op diverse websites te vinden. Ditzelfde geldt voor de bewijslast die je moet aanleveren voor het aanvragen van deze oorsprongsdocumenten. Toch wordt hier wel eens van afgeweken. Waarom eigenlijk?

In het artikel van deze maand deel ik mijn ervaringen uit de praktijk en leg ik je uit waarom de officiële eisen niet altijd worden nageleefd.

Exporteren volgens de regels

Ieder bestemmingsland kent zijn eigen officiële vereisten qua oorsprongsdocumenten. Deze vereisten schrijven voor wat je nodig hebt om je goederen probleemloos in te kunnen klaren in het land van bestemming. De vereisten kunnen in sommige gevallen nog verschillen per goederencode, maar zijn over het algemeen voor ieder product hetzelfde.

Ook voor wat betreft bewijslast voor het opmaken van de benodigde oorsprongsdocumenten zijn er standaard regels.

Produceer je zelf? Dan lever je een productiebeschrijving of een kostprijscalculatie aan.
Koop je de goederen in? Dan volstaat een leveranciersverklaring (van preferentiële oorsprong) of inkomend Certificaat van Oorsprong (CvO) of EUR.1-certificaat als bewijslast.

Toch geldt voor zowel de vereiste oorsprongsdocumenten als bewijslast dat er wel eens afgeweken wordt van vereisten. Bijvoorbeeld omdat je klant aangeeft meer of minder documenten nodig te hebben, of omdat je de benodigde bewijslast voor het aanvragen van je oorsprongsdocumenten gewoonweg niet kunt aanleveren.

Afwijken van de officiële landvereisten…

Dit raden wij onze klanten nooit aan, niet wanneer je klant vraagt om meer documenten dan nodig is (onnodige kosten) en zeker niet wanneer er minder documenten worden gevraagd dan officieel vereist is.

Waarom niet?
Hoewel er op het eerste gezicht een kosten- en mogelijke tijdsbesparing lijkt te zijn, kan het tegenovergestelde al snel blijken. Bijvoorbeeld wanneer de goederen vast komen te staan aan de grens vanwege het ontbreken van de juiste documenten. Gevolg: kosten die je betaalt voor tijdelijke opslag, een ontevreden klant omdat de goederen niet op tijd geleverd kunnen worden en in het ergste geval worden de goederen geretourneerd.

Afwijken van de regels omtrent bewijslast

Naast de standaard leveranciersverklaringen, productieprocesbeschrijving en kostprijscalculatie zijn er ook diverse andere documenten die gebruikt kunnen worden bij het aantonen van oorsprong. Uiteraard afhankelijk van het product. Denk bijvoorbeeld aan de gezondheidsverklaring van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) bij goederen van dierlijke oorsprong, zoals kaas of vlees, of een fytosanitair certificaat bij planten of plantaardige producten. Hoewel het certificaat niet dient als oorsprongsverklaring, wordt de oorsprong wel vermeld en bekrachtigd door een officiële instantie.

Voorbeelden uit de praktijk

Er zijn vele voorbeelden waarbij er afgeweken wordt van de eisen omtrent oorsprongsdocumenten of bewijslast. Een aantal daarvan deel ik hieronder op basis van mijn eigen praktijkervaringen.

Niet verplicht, toch documenten opmaken (Turkije):

Steeds vaker wordt er voor zendingen naar Turkije een Certificaat van Oorsprong aangevraagd, terwijl dit niet verplicht is volgens de officiële landvereisten. De reden hiervan lijkt de strengere controle op oorsprong te zijn in relatie tot de heffing van eventuele aanvullende douanerechten in Turkije.

Door het meesturen van een Certificaat van Oorsprong voorkom je twijfel over de oorsprong en hoeven er vaak geen aanvullende douanerechten betaald te worden. In dit geval worden er dus meer documenten aangevraagd dan officieel nodig zijn, met als doel extra kosten te voorkomen.

Ambassade vereist, maar toch afwijken (Egypte):

Voor export naar Egypte is, volgens de officiële landvereisten, een Certificaat van Oorsprong en handelsfactuur nodig, beiden gelegaliseerd door de Kamer van Koophandel (KvK) én ambassade. Toch wordt er ook vaak alleen een KvK legalisatie aangevraagd of zelfs alleen maar een CvO. Uit feedback van onze klanten blijkt dat dit wordt gedaan omdat de klant alleen om een KvK legalisatie vraagt en de instructies van de klant hierbij worden opgevolgd. Vraag je hierbij om ons advies, dan raden wij je altijd aan om officiële landvereisten aan te houden. Het levert namelijk toch vaak (onnodige) problemen op aan de grens.

Niet verplicht, toch documenten opmaken (Duitsland):

Hoewel er voor het exporteren binnen de EU geen oorsprongsdocumenten nodig zijn, worden deze toch regelmatig aangevraagd. Dit zien we met name voor zendingen naar Duitsland. Reden hiervan is dat de klant in Duitsland de goederen vaak wil doorverkopen en hier zelf een CvO voor nodig heeft. Volgens de regels, bedrijf gevestigd binnen de EU, hoort een leveranciersverklaring voldoende te zijn als bewijslast. Echter dit wordt niet altijd door de KvK in Duitsland geaccepteerd. Om deze reden vraagt het bedrijf in Duitsland om een CvO.

Bewijslast auto’s (VIN decoder):

Wij ontvangen regelmatig aanvragen van een EUR.1-certificaat voor de export van een auto. Voor het aantonen van de oorsprong (welke EU moet zijn) kan je een leveranciersverklaring van preferentiële oorsprong aanleveren.

Heb je de auto particulier gekocht, dan wordt dit lastig aangezien de particuliere verkoper niet de oorsprong mag verklaren. In dit geval kun je gebruikmaken van een site als VINdecoder.pl. Op basis van het Voertuig Identificatie Nummer (VIN), beter bekend als chassisnummer vind je de productielocatie waarmee je de oorsprong kunt aantonen. Maak een screenshot en voeg deze toe als bewijslast voor je aanvraag. Let op: deze mogelijkheid is nu nog van toepassing, maar kan ieder moment worden ingetrokken! Lees hier meer over op de website van de Kamer van Koophandel. Uitzondering is wanneer het een Mercedes betreft, in dit geval moet er altijd een leveranciersverklaring bij.

Leverancier niet meer te achterhalen (Gebruikte machine verklaring):

Bij gebruikte machines is de leverancier soms niet meer te achterhalen. Je kunt dan gebruikmaken van een ‘gebruikte machine verklaring’. Deze mag je zelf invullen en kan samen met foto’s van de machine en een duidelijke foto van het typeplaatje gebruikt worden als bewijslast. Richtlijn voor deze verklaring is dat de machine in ieder geval ouder moet zijn dan 7 jaar.

Verlopen leveranciersverklaring (LVO) bij oude voorraad:

Heb je een CvO nodig voor goederen die je bijvoorbeeld 2 jaar geleden hebt ingekocht en is de leveranciersverklaring die je destijds van je leverancier hebt ontvangen al verlopen? Dan mag je deze tóch nog gebruiken. Je geeft bij je aanvraag aan dat het oude voorraad betreft en voegt de verlopen leveranciersverklaring met inkoopfactuur toe.

CvO op basis van L/C contract:

Wanneer je een CvO opmaakt mag je hier niet zomaar alles op vermelden. Alle informatie dient in principe betrekking te hebben op de producten die je exporteert. Toch kan het zijn dat er meer informatie op het CvO gezet moet worden, zoals bijvoorbeeld de producent, een eventuele tussenpersoon of een L/C nummer. Dit is soms in overleg met de KvK toegestaan, mits je een kopie van het L/C contract meestuurt en arceert waar dit vermeldt wordt. Lees hier wat een L/C is.

Kwekersverklaring:

Kweek je planten in eigen bedrijf, dan kan je de oorsprong aantonen doormiddel van een productieverklaring. Echter, speciaal voor dit type producten, heeft de KvK een kwekersverklaring opgesteld. Hierin geef je aan waar het basismateriaal vandaan komt en dat de betreffende planten in eigen bedrijf zijn opgekweekt. Voorzie de kwekersverklaring van een geldigheidsdatum, een handtekening en firmastempel en je kunt het document gebruiken als bewijslast voor je CvO of EUR.1-certificaat.

Wat zijn jouw praktijkervaringen?

Dit waren een aantal voorbeelden uit de praktijk die ik regelmatig tegenkom, en zo zijn er nog wel meer te bedenken. Ken jij ook een zo’n uitzondering? Deel deze dan met mij, zodat ik deze wellicht ook op onze website kan plaatsen. Op deze manier delen we onze kennis en helpen we elkaar probleemloos te exporteren.