Voor veel bestemmingslanden is het legaliseren van je exportdocumenten door een ambassade niet verplicht, maar voor een aantal landen geldt dit wel als een vereiste. Exporteer je met regelmaat naar deze landen dan heb je steeds opnieuw te maken met de diverse eisen die ambassades stellen. Denk aan; wel of geen kopieën, betalen via een digitaal portaal of contant, maar ook lange wachtrijen en verschillende doorlooptijden.

In het artikel van deze maand wil ik je graag een kijkje achter de schermen geven van het ambassadeproces. Ik leg uit wat een ambassade legalisatie inhoudt, wat ons team voor je regelt als je deze optie bestelt in de webshop, hoe het legalisatietraject er van A-Z uit ziet en welke instanties er allemaal bij betrokken zijn…

De ambassade

De ambassade is een vertegenwoordiging van het ene land in het andere land. Een ambassadeur werkt voor de regering en valt onder het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Welke werkzaamheden een ambassadeur precies zal uitvoeren en welke verantwoordelijkheden deze precies heeft kan per land verschillen, maar documenten legaliseren is een taak waartoe ze allemaal bevoegd zijn.

Wat is legaliseren en waarvoor is het nodig?

Je staat op het punt om goederen te exporteren en nu blijkt dat je in het land van bestemming export documenten nodig hebt om de goederen in te kunnen klaren. Naast een Kamer van Koophandel legalisatie wordt er ook om een ambassade legalisatie gevraagd. Oei, dat ziet eruit als een dure extra legalisatie. Is dat nou wel echt nodig en wat houdt dit precies in hoor ik je denken? Dat ga ik je hieronder uitleggen.

Door een exportdocument te laten legaliseren door ambassade of consulaat, maak je deze geschikt voor gebruik in een ander land, waar deze legalisatie vereist is. De ambassade zet een handtekening en plaatst een zegel op je documenten, waardoor de autoriteit in het land van bestemming weet dat deze documenten officieel en legaal zijn.

Kort gezegd geeft de ambassade met haar legalisatie de bevestiging dat:

het document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en instantie, in Nederland is dit een medewerker van de KVK, en
dat de handtekening op het exportdocument inderdaad van de ondertekenaar is.

In de legalisatieprocedure vergelijkt de ambassade de handtekening die op het document staat met de daarvoor gedeponeerde overzichten van tekeningsbevoegde personen van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Door de vergelijking kan men bevestigen dat degene die het document heeft ondertekend en afgegeven, dan wel heeft gelegaliseerd, hiertoe bevoegd was. De ambassade legalisatie geeft alleen duidelijkheid over de formele echtheid van je document. Het biedt geen garantie over de juistheid van de inhoud.

Wat regelen wij allemaal voor je?

Het legalisatieproces heeft behoorlijk wat voeten in aarde. Zo heb je te maken met verschillende instanties maar ook met verschillende eisen. Hoe dit proces eruit ziet, leg ik je zo in meer detail uit. Wat ik eerst graag wil doen is je een beter beeld geven van hetgeen wij doen wanneer je je ambassade legalisatie aanvraagt via Exportdocumenten.com. Want wil jij jezelf tijdrovende ritten besparen én er zeker van zijn dat je documenten voldoen aan de eisen die iedere instantie stelt dan maak je slim gebruik van onze kennis.

Waar hoef jij allemaal niet meer aan te denken?

Meesturen van kopieën
Sommige ambassades willen naast de originele documenten ook kopieën van de documenten meegestuurd krijgen. Jij hoeft niet uit te zoeken wanneer dit wel/niet nodig is. Wij kennen de vereisten per ambassade en regelen dit voor je.
Betaling digitaal/contant
De ene ambassade verwacht een contante betaling voor de legalisatie, de ander heeft een digitaal portaal dat gebruikt moet worden. Dit regelen wij voor je.
Aanvullende teksten op documenten
Soms is het vereist dat er specifieke teksten op het CvO vermeld moeten worden. Is dit het geval voor jouw land van bestemming, dan word je hier door ons tijdig op geattendeerd.
Snelste doorlooptijden
Door onze jarenlange relatie met de ambassades kunnen wij de snelste doorlooptijden garanderen. Je hoeft zelf dus niet 2x heen en weer te rijden. Dat regelt onze koerier voor ons. Op onze website wordt maandelijks het overzicht met gemiddelde doorlooptijden per ambassade bijgewerkt, zodat je weet wat je kunt verwachten.
Legalisatie MinBuZa
Voor sommige landen moeten je documenten ook nog door het ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Wij weten wanneer dit nodig is en ook deze legalisaties regelen we voor je.

Tip! Check voor het aanvragen van je exportdocumenten eerst even onze landenpagina’s waarop wij feiten en tips met je delen, denk hierbij aan aanvullende documenten of tijdelijke invoer.

Wat ook goed is om te weten…

Een ambassade legalisatie kan je alleen aanvragen als set (Certificaat van Oorsprong in combinatie met handelsfactuur), met uitzondering van Egypte.
Documenten voor Bahrein worden gelegaliseerd door de ambassade van Kuwait, omdat Bahrein geen vertegenwoordiging heeft in Nederland.
Voor een aantal ambassades is het niet toegestaan om meerdere facturen op 1 CvO te consolideren.

Legalisatieketen van a-z

Er is soms een hele reeks van handtekeningen van instanties nodig die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Dit noem je een legalisatieketen. Wanneer ik Qatar als voorbeeld neem, ziet de legalisatieketen er als volgt uit:

Het Certificaat van Oorsprong wordt afgegeven door de Kamer van Koophandel. Zij doen een inhoudelijke check op de oorsprong. Pas wanneer alles in orde is geven zij het Certificaat van Oorsprong af. Dit noemen we een verificatie. Daarnaast legaliseert de KvK de handelsfactuur, of eigenlijk de handtekening op de handelsfactuur. Er wordt gecontroleerd of degene die de factuur heeft ondertekend ook daadwerkelijk tekeningsbevoegd is namens het betreffende bedrijf.
Na de verificatie en legalisatie door de KvK, dienen de documenten te worden gelegaliseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa). Zij hebben een legalisatiebalie waar je documenten ter legalisatie aan kunt bieden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken bekrachtigt de handtekening van de KvK.
Als laatste gaan de documenten naar de ambassade van Qatar. De ambassade bekrachtigt de handtekening van MinBuZa.

Pas wanneer alle instanties hun handtekeningen/stickers/zegels geplaatst hebben, kunnen de documenten in Qatar gebruikt worden bij de import van je goederen.

Wat je ook wilt weten over de Ambassade en het consulaat

Veel landen zijn met een ambassade of consulaat vertegenwoordigd in Nederland. Ambassades zijn vaak te vinden in de hoofdstad van het land. In Nederland is dat niet zo, daar bevinden de meeste ambassades zich in Den Haag, omdat daar de regering gevestigd is.

Een land heeft in een ander land altijd maar één ambassade, maar kan wel meerdere consulaten hebben, vaak verspreid over diverse regio's.

Waar een ambassade formeel de vertegenwoordiging is van het ene land in een ander land, en daarvan in het kader van de internationale betrekkingen de belangen behartigt bij een ander land, vertegenwoordigt een consulaat een land bij de bevolking van een ander land. Met name op het gebied van de burgerlijke stand, het verlenen van visa en het bevorderen van handelscontacten. De meeste ambassades hebben ook een consulaire afdeling.

Hoewel de ambassade meer bevoegdheden heeft dan een consulaat, mogen beiden exportdocumenten legaliseren. Voor nagenoeg alle landen waarvoor een ambassade legalisatie verplicht is, is er een ambassade gevestigd in Den Haag.

Heb je nog vragen?

Ik hoop dat ik je ook deze maand weer nieuwe inzichten en kennis heb gegeven over exporteren & exportdocumentatie. Heb je toch nog een vraag over dit onderwerp, schroom dan niet om hieronder een reactie te plaatsen of mij te mailen via: marieke@exportdocuments.com

Tot volgende maand!

Overzicht blogreeks Eerst Hulp Bij Export 2019: